Profil frais

 

Configuration  >  Gestion  >  Profils  >  Profils frais

 

Un frais est une dépense occasionnée pendant le temps travaillé. Ce frais est indemnisé en fonctions de critères légaux.

Onglet Général

 

Configuration  >  Gestion  >  Profils  >  Profils frais  >  Onglet Général

 

 

Cet écran est constitué de 4 parties.

1- Liste des profils de frais. Vous pouvez créer un nouveau profil grâce au bouton .

2- Informations concernant le titre, la description ainsi que l’activation et l’inactivation du profil (case à cocher “Actif”).

3- C’est le détail de l’historique du profil.

4- Contenu du paramétrage du profil pour la période.

 

Lorsqu’il y a des revalorisations de frais, il faut créer un nouveau jeu de paramètres afin de ne pas modifier les calculs antérieurs.

Depuis l'historique du profil (partie n°3) de l'écran ci dessus.

 

   

IMPORTANT:

 

La case "Géolocalisation" vous permet de géolocaliser un conducteur pour les règles de frais.

La case "Prise en compte des frais ODB (Transics)" vous permet de retrouver dans TX-SOCIAL les frais, primes et indemnités saisis dans l’ODB.

 

Pas de géolocalisation pour ces versions.

 

 

         

         Si vous souhaitez créer un profil de frais vous devez, dupliquer un profil existant. Le renommer :

 

 

 

 

     •        Cocher la case Géolocalisation.

     •        Cocher les règles de frais que vous souhaitez appliquer .

     •        Cochez les frais, primes et indemnités que vous souhaitez poser automatiquement ou manuellement. Cocher pour les frais  ceux calculés en «automatique»et ceux calculé en  «Manuel» . Il faut que chaque frais soit déclaré actif pour que la règle de frais s'exécute.

 

 

 

 

Saisissez le montant des frais. Les valeurs et les montants autorisés des frais sont définis par les avenants des conventions collectives.

Poser un frais manuellement et créer la règle correspondante

Poser manuellement un frais, une prime ou une indemnité

Vous pouvez poser manuellement un frais, une prime ou une indemnité à partir du graphique de fusion.

Pour poser un Frais, positionnez le curseur sur la zone sur laquelle vous souhaitez poser un frais et effectuez un clic droit.

 

 

La liste des frais attachés à la zone s’affiche. Sélectionnez le frais et il sera posé.

Pour poser une Prime ou une Indemnité, la procédure est différente. Comme une prime ou une indemnité ne sont rattachées à aucune zone de frais, vous devez effectuer le clic droit sur l’espace situé à gauche du graphique.

 

 

Le message Saisie des montants annexes s’affiche. Cliquez sur ce message, afin d’afficher la fenêtre de saisie.

 

 

Cliquez sur le bouton .

 

Déroulez la liste des primes et indemnités. Vérifiez les montants Cotisable ou Exonéré. Vous pouvez les modifier ponctuellement lors de la pose.

Déterminer sa règle de pose et son montant

Définir une règle de frais

 

Configuration > Gestion > Gestion sociale > Règles de frais

 

L’interface Règles de frais vous présente la liste des règles qui existent déjà.

 

 

A droite de cette liste, 6 boutons apparaissent sous le bouton Détails :

-         sert à créer une nouvelle règle de frais.

-         supprime une règle de calcul.

-        Détails permet de connaître les actions de la règle et de la modifier si nécessaire.

-        Copier permet de dupliquer la règle sélectionnée.

-        Tester permet de s’assurer que la règle sélectionnée est cohérente.

-        Exporter exporte toutes les règles au format XML pour traitements et analyses.

 

En cliquant sur le bouton , vous ouvrez l’assistant de création de règles. Cet outil permet de créer des règles de pose de frais en

fonction de critères géographiques, temporels (jours, mois, heures et minutes), numériques (nombre pour compteurs) et conditionnels.

Vous pouvez créer des règles d’ajout ou de suppression de frais, utilisant des valeurs propres à votre entreprise et pouvant également

s’appuyer sur des formules déjà créées par vos soins.

Explication de la règle de pose de PDJ France

Pour commencer, voici le détail de la rège PDJ France. L’explication de cette règle nous permet d’appréhender la constitution de toute règle.

Sélectionnez la règle « PDJ France » et cliquez sur Détails. La fenêtre suivante s’affiche.

 

 

La règle existe déjà. Le Résumé de la règle s’affiche donc dans la partie inférieure de la fenêtre. Cliquez sur Suivant. La fenêtre

relative aux Conditions s’ouvre.

 

 

Trois conditions ont été sélectionnées.

-        1004 : Si Début de journée < ou = à 05:00

Ceci signifie « Si le conducteur commence sa journée au plus tard à 05 heures ».

-        1000 : Si Fin de journée > à 05:00

Ceci signifie « Si le conducteur termine sa journée après 05 heures ».

-        1002 : Si Pays de l’entreprise= à France

Ceci signifie « Si le pays de l’entreprise est France ».

Pour afficher la liste de sélection de chaque variable, valeur ou période, cliquez sur les objets en bleu souligné.

Cliquez sur Suivant. La fenêtre relative aux Actions s’ouvre.

 

 

Deux actions ont été sélectionnées :

-        0001 : Ajouter Petit déjeuner (PDJ)

Il s’agit ici de poser le frais Petit déjeuner, si les 3 conditions précédentes sont réunies.

-        0008 : Exécuter Interdire PDJ

Il s’agit ici d’une action, qui ne vous concerne, que si vous avez activé la géolocalisation. Dans le cas inverse, vous pouvez la

supprimer ou la laisser. Cela sera sans conséquence sur le calcul des frais. Pour plus de détails sur cette action, veuillez

vous reporter au paragraphe relatif à la géolocalisation des frais.

Création de la règle de suppression d’une Indemnité du dimanche

Vous disposez des règles Indemnité Dimanche et Indemnité Jour Férié. Ceci signifie que si le jour férié tombe le dimanche,

les deux indemnités sont posées. Vous souhaitez, pour ce cas précis, que ce soit la règle Indemnité Jour Férié qui soit posée.

Il faut donc créer une règle de suppression de l’indemnité du dimanche, quand le dimanche est un jour férié.

Cliquez sur le bouton . La fenêtre suivante s’affiche.

 

 

Cliquez sur le bouton Suivant. L’assistant vous demande de saisir les Règles générales, il s’agit ici du Nom de la règle et de

son Niveau d’exécution. Le niveau d’exécution de la règle correspond à la priorité que vous donnez à telle ou telle règle par

rapport à une autre. Dans notre exemple, comme la prime Indemnité du dimanche doit exister pour pouvoir être supprimée, l’ordre d’exécution est de 2.

 

 

Cliquez sur le bouton Suivant. L’assistant vous demande de saisir les Conditions.

 

 

Vous devez sélectionner à partir de leur liste, le modèle de condition qui s’applique à votre cas. Dans notre exemple, il s’agit

de vérifier la présence de l’indemnité « Jour férié » sur la journée en cours : c’est la condition 1006. Pour la sélectionner, cliquez

sur le carré lui correspondant. Elle s’importe dans le champ vide.

 

 

Vous devez maintenant définir les caractéristiques : la Variable, la Période et la Valeur. Pour cela, cliquez sur les termes

soulignés en bleu pour afficher une fenêtre de sélection. Pour Variable par exemple, la liste de toutes les variables s’affiche.

Nous sélectionnons Indemnité JF. La Période sera le Jour calendaire et la Valeur sera 0, puisqu’il s’agit du jour courant.

 

 

Cliquez sur le bouton Suivant. L’assistant vous demande de saisir l’Action de la règle.

 

 

L’Action de notre exemple est simple : s’il y a une indemnité Jour Férié, alors il faut supprimer l’indemnité Dimanche.

Ce qui signifie qu’il faut sélectionner la troisième action.

 

 

Et sélectionnez l’indemnité Dimanche pour le frais à supprimer.

 

 

Cliquez sur le bouton Suivant. Le résumé de la règle s’affiche.

 

 

Cliquez sur le bouton Terminer et la règle est créée.

Définir les fonctions et les règles de frais géolocalisés

Activer la Géolocalisation

 

Pour utiliser la fonctionnalité Géolocalisation, vous devez l’activer à partir du  Profil frais.

Vous devez cocher l’option Géolocalisation.

Ensuite, si vous souhaitez considérer les Frais ODB (ce sont les frais posés par les conducteurs à partir de leur ordinateur de bord),

cochez leur Prise en compte.

Ensuite, activez les règles et les frais que vous souhaitez utiliser dans le profil. Concernant la visualisation et l’édition des frais géolocalisé,

veuillez-vous reporter aux titres suivants.

Cartographie

La cartographie permet de voir des segments ou une journée complète d’activité du conducteur sur la carte.

La cartographie sera accessible à partir de la vue journalière du Graphique de Fusion de l’onglet du conducteur. Lorsque vous cliquez droit sur un segment ou sélectionnez la totalité de l’activité, un menu déroulant s’affiche, sélectionnez « Afficher la cartographie ».

 

Une nouvelle fenêtre comme celle ci-dessous s’ouvrira :

 

Avec la cartographie, vous serez en mesure de choisir quelles informations vous souhaitez afficher sur la carte :

 

 

Pour voir les détails sur la carte, vous devez cliquer sur les symboles ci-dessus représentant les informations que vous souhaitez visualiser.

Un encadrement bleu apparaîtra autour du symbole. Un exemple :

Visualiser les frais

 

Les frais peuvent se visualiser (se poser manuellement ou se modifier) à partir du graphique de fusion des activités.

 

 

 

 

  

 

Les frais sont donc représentés par zone dans un rectangle contenant des symboles.

Il existe 4 sortes de symboles :

 

 

Toujours à partir du module « Conducteur », dans l’onglet « Frais », vous pouvez visualiser la valorisation des frais, ainsi qu’un historique à droite,

relatif à chaque ligne de frais représentée dans la partie gauche. La ligne sélectionnée à gauche détermine l'affichage de l'historique des frais de la partie droite.

 

 

 

 

 

Onglet Ruptures de voyage

 

Configuration  >  Gestion  >  Profils  >  Profil de frais

 

Une rupture de voyage est un arrêt, suivi d'une reprise sur un temps travaillé.

Rupture de voyage avec géolocalisation.

 

 

·        Départ et fin de voyage

♦    Domicile – pas coché

♦    Agence – coché

♦    POIs – coché

 

·        Rupture du temps de présence

♦    Domicile – coché

♦    Agence – pas coché

♦    POIs – pas coché

 

 

·        Géolocalisation : coché

·        Prise en compte des frais ODB (transics) : non coché

Remarque:

Pour certains conducteurs, les frais ne sont pas affichés et nous avons un point d'interrogation au dessus du graphe de fusion.

exemple:

Pour le 6 octobre, l'itinéraire est correct, mais les tarifs ne sont pas corrects.

 

 

Cela peut être du à l'impossibilité d'interpréter un itinéraire géolocalisé, ou à des tarifs de frais qui ne sont pas corrects.

Voir si le profil de frais correspond. il faut orienter la recherche vers les périodes de géolocalisation et le profil de frais

correspondant à ces périodes.

 

Configuration  >  Gestion  >  Profils  >  Profils infractions  >  Code du travail

 

 

le paramétrage de cet écran, est fourni en standard par l’application (inclure les temps de disponibilité).

Pour être conforme à tous les pays européens :

La règlementation définie de nouveaux seuils et de nouveaux comportements permettant de définir une nouvelle classification des infractions.

Il n’y a aucun changement dans le contrôle actuel des infractions.

Par contre, le contrôle du service hebdomadaire nous proposera 2 choix aux contrôles de gravité (48 heures par défaut), avec des seuils non modifiables.

Le calcul des infractions liées au temps de service de nuit (cf Code du travail), possibilité de

prendre en compte ou pas les temps de disponibilités dans le temps de service de nuit

Frais pour TX-VisioWeb

Vous pouvez revaloriser vos frais selon les textes en vigueur.

 

Nature des indemnités	Taux	Référence aux articles du protocole
Indemnité de repas	13.56€	Article 3 – alinéa 1
Indemnité de repas unique	8.35€	Article 4
Indemnité de repas unique « nuit »	8.13€	Article 12
Indemnité spéciale	3.67€	Article 7
Indemnité de casse-croute	7.35€	Article 5
Indemnité de grand déplacement		Article 6
- 1 repas + 1 découcher	43.37€
- 2 repas + 1 découcher	56.94€

 

Possibilité de gérer automatiquement la mise en place des frais 

 

Configuration  >  Gestion  >  Profil  >  Profil Frais

 

En fonction de la réglementation choisie, les frais cochés seront posés automatiquement sur le graphe

de fusion du conducteur par les règles en cochant la colonne « Automatique ».

Pour intervenir manuellement sur un frais vous devez cocher la case « Manuel ».