CONDUCTEURS _ VEHICULES, REMORQUES
Créer les conducteurs et les véhicules
Module « Conducteurs » _ Module « Véhicules »
Pour constituer manuellement la base de conducteurs et de véhicules, vous pouvez utiliser l’assistant de création, qui apparaîtra à chaque lecture de carte ou bien utiliser la clé d’un conducteur ou d’un véhicule qui n'est pas encore identifiés dans l’application.
Saisir les données d’identification
Qu’il s’agisse de créer un conducteur ou de créer un véhicule, la procédure de création manuelle est identique. L’application considère en effet de la même manière ces deux « archivables ».
Présentation du module d’archivables
Module « Conducteurs » _ « Véhicules »
L'accès à l'archivage de l'activité est le même pour les conducteurs et les véhicules. Depuis l'onglet Conducteurs, l'écran suivant divisé en 3 parties s'affiche.
1) liste des conducteurs
2) graphe de fusion de l'activité (selon l'onglet sélectionné par semaine ou par mois)
3) Depuis cette partie différentes possibilités d'action selon l'onglet choisi.
Activité d’un conducteur
La partie supérieure gauche de la page affiche la liste des archivables. C’est à partir de cette liste que vous sélectionnez le conducteur pour lequel
l’activité sera affichée dans la partie supérieure droite et les caractéristiques dans la partie inférieure.
Remarque : Vous pouvez dérouler le filtrage des archivables en cliquant sur 
. Dans notre exemple, le bandeau de filtrage se présente ainsi :
Vous pouvez filtrer l’affichage par Groupes et rajouter ensuite de nouvelles conditions comme les Statuts ou les Caractéristiques, afin d’affiner le filtrage.
Concernant les statuts et les caractéristiques, nous vous proposons trois critères : Indifférent (n’entre pas en compte dans le tri),
Oui (sera affiché), Non (ne sera pas affiché).
C’est à partir de cette liste que vous pourrez manuellement créer de nouveaux archivables.
Onglet Détail
Conducteurs > Détail
Depuis l'onglet Détail, il est possible de rajouter un conducteur ou de modifier les informations d'un conducteur déjà présent dans la base de donnée.
Pour ajouter un conducteur, cliquer sur Ajouter 
. la partie inférieure de la page passe en mode saisie. L'ajout d'un conducteur est effective quand toutes les zones ou la saisie est obligatoire sont renseignées et que le formulaire est validé en bas à gauche.
Cet onglet est constitué de 7 divisions (Identité,Contact, Données sociales, Permis, Identifiant, Lecture disque, Statuts).
la saisie est obligatoire dans les zones marquées d'un astérisque *.
Identité
La case Actif doit être cochée pour que le conducteur soit affiché dans la liste. Si vous la décochez, le conducteur sera retiré de la liste sans être effacé.
L’icône Documents vous donne un accès direct à un fichier constitué de documents dédiés au conducteur.
Contact
Vous devez impérativement localiser l’adresse si vous utilisez la géolocalisation des frais.
Données sociales
La Date d’embauche (et la Date de sortie) définit le début de la période (ou la période) d’activité du conducteur dans votre société.
Dans le graphique de fusion, toute activité ne correspondant pas à cette période sera grisée.
Identifiants
Les champs Code externe et Id. externe servent à faire le lien sur des données externes.
Lecture disque
Vous pouvez relier à chaque conducteur un Véhicule habituel et un Équipier habituel. Lors de la lecture de disque, si vous devez ajouter un
équipier ou un véhicule à l’activité du conducteur, ces deux archivables seront en tête de proposition.
Temps forfaitaires
Vous pouvez ajouter ou retrancher, pour chaque jour travaillé, un temps de travail ou un temps de mise à disposition.
Statuts
Les Statuts sont définis par défaut.
Publication des données relatives aux contrats dans les rapports et les formules.
Les données contenues dans les volets Contrat de Travail et Données Sociales de l'onglet Détail du module Conducteurs sont publiées dans les Rapports et Formules
Conducteurs > Détail (Données sociales, Contrat de travail)
Les données contenues dans l’onglet Détails du conducteur sont accessibles depuis toutes les parties de l'applications.
Les nouvelles valeurs saisies dans le volet d'information du formulaire Conducteurs, Contrat de travail alimentent
les rapports et les formules, et toutes les parties de l'application qui accèdent aux données
contenues dans l’onglet Détails du conducteur.
Ces renseignements sont accessibles dans:
- Tous les rapports dans lesquels la liste Détails du conducteur est utilisée : Activité, infractions, en fait tous les rapports relatifs aux conducteurs, à l'exception :
- du rapport de certification d'activité où seule la date d'entrée en service, ou la date de début de service devrait être utile
- des alertes concernant les conducteurs.
- Tous les onglets où la liste Détails du conducteur est accessible : Heures, Coûts...
- Toutes les formules pour lesquelles cette liste est disponible : Valeur, Fonctions...
Pour les formules la liste sera limitée aux seules données de type valeur (date).
- Dans l'exportation prépaie.
- Dans les rapports et les exportations, tous les champs de la Gestion annexe des plages d'activité, Période
d'activité, Contrat, Début d'activité et Fin d'activité seront disponibles dans la liste des "Variables
possibles" via une section dédiée Périodes de contrat.
La disponibilité de ces champs est complète et inclus les rapports gérés par le TX-Agent.
Dans les formules, la valeur est relative à la nature des champs : date pour ceux qui sont basés sur la
date, texte (alphanumérique) pour ceux qui sont textuels, etc.
Les champs de la partie Contrat de travail sont liés à la période demandée, les informations indiquées sont
relatives au(x) contrat(s) en cours pendant la période. Le contrat peut être différent selon la période.
Exemple :
- Driver TEST a une gestion de la période d'activité active et 2 contrats différents définis :
- CT1 du 01/01/2018 au 31/12/2018
- CT2 du 01/01/2019 au 31/12/2019
- Pas de contrat actif à partir du 01/01/2020.
- Période demandée du 01/06/2018 au 30/06/2018 : les informations de la CT1 sont affichées.
- Période demandée du 01/07/2019 au 30/09/2019 : les informations de la CT2 sont affichées.
- Période demandée du 01/04/2019 au 01/04/2020 : les informations de la CT2 sont affichées.
- Période demandée du 01/04/2018 au 01/04/2019 : les informations des CT1 et CT2 sont affichées.
- Période demandée du 01/03/2020 au 31/03/2020 : aucune information relative au contrat n'est affichée
Dans la liste valeur, les champs demandés sont accessibles via :
- Une entrée dédiée Détail du conducteur pour la Gestion annexe des plages d'activité.
Rappel : ajout d'une nouvelle valeur d'un nouveau champ
sélectionner un conducteur, cocher Rapport d'activité conducteur -Détail.
Afficher le rapport.
Faire un clic droit sur une colonne pour afficher le menu flottant, choisir Ajouter un champ.
la fenêtre nouvelle valeur s'affiche. Cliquer sur la valeur à ajouter. Dans l'exemple suivant Date d'embauche est sélectionnée.
La fenêtre "assistant Nouvelle colonne s'affiche".
Cliquer sur Suivant.
Cliquer sur Terminer.
La colonne est présente dans rapport.
Détail d’un véhicule ou d'une remorque
Véhicules > Détails
Identification
La case Actif doit être cochée pour que le véhicule soit affiché dans la liste. Si vous la décochez, le véhicule sera retiré de la liste sans être effacé.
L’icône Documents vous donne un accès direct à un fichier constitué de documents dédiés au véhicule.
Identifiants
Les champs Code externe, Id. externe et Id traceur servent à faire le lien sur des données externes.
ex : Id. externe sert à lier les données venant des cartes magnétiques ou de tout autre identifiant externe.
Kilométrage
Les champs Km actuel et Date se renseignent automatiquement en fonction des archives que vous enregistrez.
Données d’achat
Les renseignements saisis dans les champs seront déterminants pour les alertes véhicules se prévoyant sur une base kilométrique.
Statuts
Les Statuts sont définis par défaut.
Activité
Choisir un début et une fin d'activité.
Tachographe
Les informations VU manufacturer et Vu par n° contenues dans ce cadre, proviennent de la lecture de la carte par le tachygraphe..
Utiliser l’assistant de création
Lorsque vous importez les données numériques d’un archivable inconnu par l’application, l’assistant de création d’archivables se lancera pour que les données soient importées sur un archivable identifié.
Assistant de création d’un conducteur
Les étapes successives sont :
Étape Données sociales
Remarque : Vous passerez cette étape si tous les conducteurs de la base ont une identification numérique correcte.
Vous identifiez le conducteur avec tous les paramètres contenus dans la carte : vous pourrez les enregistrer ou les modifier.
Vous pourrez ainsi choisir :
- De créer automatiquement le conducteur, d’après les données contenues dans la carte.
- De lier les données de l’archive à un conducteur déjà présent dans votre base de données. Une fenêtre de demande de mise à jour des données de votre base apparaît.
Si vous cliquer Non, l’application n’utilisera pas les données numériques pour mettre à jour les données sociales relatives au conducteur.
Si vous cliquer Oui, les données numériques seront utilisées pour mettre à jour les données sociales.
Étape Données conducteur
Vous pourrez affecter des données complémentaires. Cette fenêtre demande le même type d’informations que celles de l’onglet Détail du module « Conducteur ».
Étape Affectation à un groupe
Vous pourrez affecter le conducteur à un groupe.Assistant de création d’un véhicule
Étape Données véhicule
Vous pourrez affecter des données complémentaires. Cette fenêtre demande le même type d’informations que celles de l’onglet Détail du module « Véhicule ».
Étape Affectation à un groupe
Vous pourrez affecter le véhicule à un groupe.